Plusieurs facteurs définissent la notion de qualité de vie au travail. Outre les conditions salariales et avantages, avoir des équipements adaptés contribue aussi à l’amélioration de l’environnement professionnel dans la bureaucratie. Exit, les « on va faire avec », et découvrez les 6 appareils très utiles dans un bureau administratif. Ces derniers vous permettront de travailler et d’accomplir efficacement vos tâches dans des conditions optimums.
Il n’y a pas de bureau sans ordinateur et téléphone
« Élémentaire mon cher Watson ». Ce sont des appareils lambda pour définir qu’un bureau est un bureau.
L’ordinateur matérialise la division horizontale de votre travail. Vous vous en servez entre autres pour la saisie de divers documents.
Par exemple, la planification de vos tâches, la préparation de vos présentations. Mais également la rédaction des projets, ainsi que la gestion des comptes.
Vous en avez également besoin comme moyen de communication pour envoyer et recevoir des emails. Ou encore, assister à des conférences à distance et transmettre des documents instantanément à vos collaborateurs.
Et comment faire pour communiquer rapidement dans un bureau sans téléphone ?
À défaut d’en équiper tous les box, les services et les départements devraient en disposer. Ceci étant pour demander et/ou transmettre des informations importantes en temps réel.
L’imprimante multifonction
C’est un périphérique qui est utilisé pour sortir des documents physiques que vous utiliserez pour diverses communications dans votre travail. Ces documents sont en version papier.
Transmission des contrats, émission des factures, distribution des visuels professionnels comme les brochures et cartes de visite nécessitent une impression. Le récepteur les conservera à bon escient.
Et dans l’optimisation de vos tâches, vous pouvez recourir à l’usage d’une imprimante multifonction. Celle-ci fait à la fois office de photocopieuse pour la duplication des documents, et de scanner pour la numérisation.
Les versions physiques seront ainsi remises à qui de droit. Tandis que les versions scannées seront archivées dans les dossiers de votre ordinateur. Avec l’imprimante multifonction, l’entreprise économise de l’argent et vous gagnez du temps.
La plastifieuse
Il faut savoir que la plastification est fréquemment utilisée dans l’administration pour protéger les documents de l’usure. Mais toutes les structures n’en sont pas forcément équipées.
Pourquoi se dépenser en temps et en argent à externaliser la plastification de vos documents ? Vous pouvez aisément le faire depuis votre lieu de travail avec une plastifieuse.
Plastifier le papier permet de le protéger avec une couche plastique épaisse. En effet, à force de manipulation fréquente, la feuille risque de se déchirer ou se froisser.
L’encre disparaît et votre document ne sera plus qu’un vieux torchon tout griffonné bon à jeter à la poubelle.
Grâce à la plastification, votre support papier sera alors bien entretenu, toujours présentable et fera face aux ravages du temps.
Plusieurs plastifieuses existent sur le marché et pour vous aider dans votre choix, vous pouvez aller sur le site Massicots.fr.
Le coffre-fort de bureau
Certaines données ne sont pas accessibles à tout le personnel dans l’administration. Le coffre-fort de bureau permet alors de conserver les documents sensibles à l’abri des regards indiscrets.
Ce sont surtout les responsables et les chefs de départements qui y ont accès. Ils en ont besoin pour classer les versions papier confidentielles de l’entreprise. Par exemple, le statut juridique, l’état financier ainsi que les bulletins de paie des salariés.
Le destructeur de document
C’est un appareil qui réduit la taille des documents en bandelettes ou en confettis irrécupérables et insignifiants. Il est très pratique pour toutes entreprises qui traitent des informations sensibles.
L’avantage clé d’un destructeur de document c’est la sécurité. Vous vous protégez et vous protégez votre entreprise contre toutes tentatives de fraudes. Cela tout en garantissant le respect et la confidentialité de certaines informations.
Vous pouvez également vous servir du destructeur de document pour vous débarrasser de supports inutiles.
À savoir les cartes de crédit expirées, les brouillons que vous utilisiez. Ainsi que tout autre papier dont vous n’avez plus usage et qui encombre votre espace de travail.